CRM for medlemsorganisasjoner: dette bør systemet løse

I over fem år har jeg jobbet tett på medlemsorganisasjoner. Jeg har sittet på den operative siden, med registrering av nye medlemmer, oppfølging, utsendelser og leting etter informasjon som burde ligget ett sted. Her har jeg samlet det jeg mener et CRM for en medlemsorganisasjon må løse, og hva dere bør spørre om før dere velger.

Funksjonene finnes ofte allerede

Det meste av det jeg beskriver under, finnes i mange generelle CRM-systemer. Utfordringen ligger et annet sted. De store standardsystemene skal passe for alle, og har derfor et mylder av moduler, innstillinger og funksjoner. Noen må sette seg inn i dem, velge hva som skal brukes og strukturere det slik at det passer organisasjonen. Det er en jobb i seg selv, og den blir sjelden helt ferdig.

Mange ender derfor med å betale for en stor pakke og bruke en liten del av den, mens lisensene koster det samme uansett.

Dette bør systemet løse

Når noen melder seg inn via et skjema, bør medlemmet havne rett i registeret uten at noen må skrive det over.

Hvert medlem bør ha én samlet oversikt med kontaktinformasjon, medlemskap, historikk og det dere har sendt dem.

Oppfølgingen bør ikke avhenge av at noen husker den. Påminnelser og faste rutiner hjelper, for eksempel for nye medlemmer eller for dem dere ikke har hørt fra på en stund.

Utsendelser bør gå til de riktige gruppene. Det krever segmenter dere kan lage selv, slik at nyhetsbrevet, kursinvitasjonen og påminnelsen treffer de rette.

Styret og ledelsen trenger tall. De bør kunne hentes fra registeret uten at noen lager et nytt regneark hver gang.

Når systemet ikke passer måten dere kommuniserer på

Noe annet jeg så ofte, var løsninger som ikke passet kommunikasjonen med medlemmene. Medlemsmøter og arrangementer er et godt eksempel. Invitasjonen sendes fra ett verktøy, påmeldingene samles inn i et skjema et annet sted, deltakerlisten havner i et regneark, og påminnelsen sendes for hånd. Etterpå er det tungvint å se hvem som deltok.

Når systemet er satt opp for dette, lages invitasjonen i det samme systemet som medlemsregisteret. Påmeldingene havner automatisk på medlemmet, påminnelsen går til dem som har meldt seg på, og neste gang ser dere hvem som pleier å komme. Ingen trenger å flytte lister mellom verktøy.

Spørsmål å stille før dere velger

• Hvilke oppgaver gjør dere hver uke, og hvor mange av dem gjøres i dag utenfor systemet?
• Hvordan når dere medlemmene, og hvor mange verktøy bruker dere til det?
• Hvem skal bruke systemet, og hva trenger hver enkelt å se?
• Hva skjer med prisen når dere blir flere brukere?
• Hvem hjelper dere når noe må endres, og hvor lang tid tar det?

Slik jobber Bluetail med dette

Bluetail lager CRM-løsninger som tilpasses hvordan organisasjonen jobber, og vi setter bare opp det dere har bruk for. Vi starter med en behovssamtale. Deretter får dere et avgrenset forslag med pris og tidsplan før noe bygges. Drift og support ligger i en fast månedspris uten pris per bruker, og dere har én fast kontaktperson hele veien. Les mer om hvordan vi jobber, hva det koster og hvem som står bak.